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📥 ¿Cómo importar tu base de contactos a tu cuenta de Sherpa? Para importar tu base de contactos, necesitamos que nos envíes un archivo CSV con la cartera de contactos. Ese archivo podés obtenerlo de dos maneras recomendadas. A continuación te explicamos ambos métodos, y al final vas a encontrar el paso obligatorio para enviarnos el archivo correctamente. Método 1: Descargar el archivo desde Google Contactos Este método es ideal si tus contactos están sincronizados con tu cuenta de Google. Requisitos previos - El número de WhatsApp que usás con tus clientes debe estar vinculado a tu cuenta de Google. - Los contactos deben estar sincronizados en Google Contactos. Por lo general se hace de forma automática, en caso que no lo tengan directamente vayan al paso método 2 mas abajo. Paso a paso Abrí una nueva pestaña en tu navegador e ingresá a Google. En la esquina superior derecha, hacé clic en el ícono de los 9 puntitos (menú de aplicaciones de Google). Seleccioná Contactos. image.png Se va a abrir la lista de todos tus contactos sincronizados. Hacé clic en la opción Exportar. Elegí exportar todos los contactos. Seleccioná el formato CSV de Google. Hacé clic en Exportar. image.png Se va a descargar un archivo CSV en tu computadora. Ese archivo es el que necesitamos que nos envíes. Método 2: Descargar el archivo usando una extensión de Google Chrome Este método es útil si trabajás directamente desde WhatsApp Web y querés exportar tus contactos desde allí. Paso a paso Ingresá al siguiente link de la extensión de Google Chrome: https://chromewebstore.google.com/detail/wa-biz-free-whatsapp-bulk/phdnbcaonhpekcimhciigbobcjbkbmmd?hl=es-419 Hacé clic en Agregar a Chrome. image.png Se va a abrir una ventana emergente. Confirmá haciendo clic en Añadir extensión. Una vez instalada, se va a abrir automáticamente una pestaña de WhatsApp Web. image.png En la esquina superior derecha del navegador, hacé clic en el ícono de la pieza de rompecabezas (extensiones). Buscá la extensión instalada y hacé clic sobre ella. image.png Se va a abrir una ventana donde vas a poder: - Elegir la opción Exportar contactos. - Seleccionar qué contactos querés descargar (recomendamos exportar todos). - Elegir el formato CSV. Hacé clic en Exportar contactos. image.png Al igual que en el método anterior, se va a descargar un archivo CSV. Ese es el archivo que necesitás enviarnos. Paso final: enviar el archivo por WhatsApp Una vez que tengas el archivo CSV (sin modificarlo), necesitás enviarlo a nuestro WhatsApp oficial. Es muy importante que uses el mensaje predeterminado sin modificarlo, ya que eso nos permite guiarte correctamente desde el inicio del proceso. 👉 Enviá el archivo y el mensaje desde este link: https://bit.ly/3NAAy5T 💡 Importante - No cambies el formato del archivo ni el mensaje. - Si tenés dudas durante el proceso, Andes ( nuestra versión de IA de soporte) te va a ir guiando paso a paso.

🔐 ¿Cómo cambiar la contraseña del CRM (Chatwoot)? Podés cambiar tu contraseña del CRM en cualquier momento desde los ajustes de tu perfil. A continuación te explicamos el paso a paso. Paso a paso para cambiar tu contraseña: - En el CRM, dirigite a la esquina inferior izquierda de la pantalla. - Hacé clic sobre tu nombre de usuario (como se muestra en la imagen). - Se va a desplegar un menú con varias opciones. - Seleccioná Ajustes del perfil. image.png - Se va a abrir una ventana lateral con distintas configuraciones de tu cuenta. - Desplazate hacia abajo hasta encontrar la sección Contraseña. - Ingresá: - Tu contraseña actual. - Tu nueva contraseña. - Hacé clic en Guardar contraseña. Listo! La nueva contraseña queda activa de inmediato. image.png ### ¿Qué pasa si nunca cambiaste tu contraseña? Si es la primera vez que vas a cambiarla, tu contraseña actual es la que recibiste en el mail de invitación al CRM, donde llegaron tus credenciales de acceso. --- ### ¿Y si no recordás la contraseña o no podés ingresar? Tenés dos opciones: Opción 1: Recuperar contraseña - En la pantalla de inicio de sesión, seleccioná Olvidé mi contraseña. - Vas a recibir un correo con los pasos para crear una nueva contraseña. Opción 2: Contactar a soporte - Si seguiste el proceso de recuperación y el mail no llega, - Contactá a soporte para que realicen un reseteo manual de la clave. - Para contactar a soporte ingresa al siguiente link: wa.me/5493516268659 --- 💡 Tip útil Te recomendamos usar una contraseña segura y guardarla en un gestor de contraseñas para evitar inconvenientes futuros.

¿Cómo funcionan las etiquetas en el CRM? En el CRM de Sherpa existen etiquetas que sirven para organizar las conversaciones y definir cómo y cuándo intervienen el asistente virtual y el productor o productora. No todas las etiquetas funcionan igual. Algunas vienen dadas por el sistema y otras pueden ser creadas y configuradas por el usuario. A continuación te explicamos cada tipo. 🏷️ Etiquetas predefinidas del sistema image.png En el CRM de Sherpa existen etiquetas predefinidas del sistema 🧠⚙️. Son etiquetas automáticas que ya tienen comportamientos internos definidos y cumplen funciones clave dentro del flujo de las conversaciones. Estas etiquetas: - Tienen lógica propia del sistema. - No pueden editarse ni personalizarse. - Ayudan a coordinar correctamente el trabajo entre el asistente virtual y el productor o productora. A continuación te explicamos cada una, con sus colores y comportamientos. 🔴 requiere_atencion (Conversación que requiere atención humana) Esta etiqueta indica que una persona tomó (o debe tomar) el control de la conversación. Cuando está activa: - 🤖 El asistente virtual se detiene por completo. - El sistema entiende que hay intervención humana. Se coloca automáticamente cuando: - El asegurado pide hablar con una persona. - El asistente deriva la conversación a un humano. - El productor envía un mensaje manual (desde WhatsApp o el CRM). - El productor se autoasigna la conversación. - El usuario entra a un flujo configurado con “requiere atención” (por ejemplo, siniestros). 📌 Importante Esta etiqueta no es permanente. Solo se elimina de forma manual haciendo clic en Resolver conversación, lo que: - Quita la etiqueta requiereatencion_. - Limpia otras etiquetas activas. - Permite que el bot vuelva a responder cuando el usuario escriba nuevamente. 🟦 fueradehorariodeatencion (Conversación fuera del horario de atención) Esta etiqueta aparece cuando un usuario intenta hablar con una persona fuera del horario laboral configurado. Indica que: - Hubo un intento de contacto humano. - El productor no estaba disponible en ese momento. Características: - 🤖 El bot sigue funcionando normalmente. - 📧 El productor recibe un mail de aviso cada vez que se coloca. - El horario laboral se define desde Configuraciones en Sherpa. 📌 Esta etiqueta no es permanente y se elimina automáticamente al hacer clic en Resolver conversación. ⚫ bot_desactivado (Conversación donde el bot está desactivado) Esta etiqueta desactiva el asistente virtual de forma permanente para un contacto específico. Ideal para: - Clientes muy cercanos. - Clientes estratégicos o grandes cuentas. - Casos donde no se desea que el bot intervenga nunca. Características clave: - 🔒 Es permanente. - No se elimina al resolver conversaciones. - No se ve afectada por prender o apagar el bot. - Mientras esté activa, el asistente nunca responde a ese contacto. Se asigna manualmente: - Clic derecho sobre la conversación. - Asignando la etiqueta bot_desactivado. Solo puede quitarse manualmente. 🟨 inactividad (Conversación cerrada por inactividad) Esta etiqueta se coloca cuando el asegurado deja una gestión inconclusa. Ejemplo típico: - Inicia un trámite (como un siniestro). - Responde algunas preguntas. - Deja de contestar. Cuando se cumple el tiempo de inactividad configurado: - ⏳ El sistema cierra la conversación. - Se agrega la etiqueta inactividad para indicar que el proceso quedó a mitad de camino. El tiempo de inactividad se configura en: Opciones del bot → Cierre de conversaciones (tiempo de idle) Características: - Es permanente. - No se elimina al resolver la conversación. - Se elimina automáticamente si el productor retoma la conversación enviando un mensaje. - También puede eliminarse manualmente. 🏷️ Etiquetas por aseguradora Las etiquetas por aseguradora permiten identificar automáticamente a qué aseguradora pertenece una gestión dentro del CRM. image.png Esta funcionalidad puede activarse o desactivarse desde la sección Automatizaciones de Sherpa ⚙️. 🏢 ¿Cómo funcionan? Cuando esta opción está activada: - Cada vez que un usuario solicita documentación (por ejemplo, una póliza o un cupón de pago), - El sistema agrega automáticamente una etiqueta con el nombre de la aseguradora correspondiente. Características principales - Se colocan de forma automática. - Son permanentes. - Solo pueden eliminarse manualmente por el productor. - 🧩 Ayudan a: - Organizar conversaciones. - Identificar rápidamente la aseguradora asociada. - Facilitar el seguimiento y la gestión operativa. 📌 Esta funcionalidad es opcional y puede activarse o desactivarse según la forma de trabajo de cada productor. 🏷️ Etiquetas personalizadas Las etiquetas personalizadas son creadas y gestionadas por el propio usuario desde la sección Automatizaciones de Sherpa 🎛️ . image.png Al sincronizarse automáticamente, permiten adaptar el CRM a la forma de trabajar de cada productor o equipo. 🎨 ¿Qué se puede configurar? Al crear una etiqueta personalizada, el usuario puede definir: - Nombre de la etiqueta. - Color. - Descripción. - En qué menú o flujo se asigna automáticamente. Estas etiquetas pueden: - Asignarse a uno o varios menús. - Quitarse de esos menús cuando se desee. - Editarse todas las veces que haga falta. - Eliminarse y volver a crearse sin límite. ⚙️ Atributos de las etiquetas personalizadas Cada etiqueta personalizada puede configurarse con dos atributos clave: 🔒 Etiqueta permanente - Permanece incluso cuando la conversación se resuelve. - Solo puede eliminarse de forma manual. 🔴 Requiere atención - Cuando el usuario termina de interactuar con ese menú: - El sistema coloca automáticamente la etiqueta requiere_atencion. - 🤖 El bot se detiene. - La conversación queda a cargo de una persona. Esto permite decidir, menú por menú, si el asistente debe seguir respondiendo o si debe pasar el control a atención humana. 💡 En resumen Las etiquetas personalizadas te dan control total sobre: - Cómo se organizan las conversaciones. - Cuándo interviene el bot. - Cuándo una gestión pasa a manos humanas.

🚀 Guía de Uso y Buenas Prácticas del CRM de Sherpa El buen uso del CRM determina el éxito de la implementación del sistema de Sherpa en su organización. Es fundamental que aprendan a usarlo de manera correcta y tal como fue diseñado para mantener el orden. Piensen en el CRM no solo como un chat, sino como un sistema de tickets: cada conversación es un ticket de gestión que debe tener un inicio, un desarrollo y un cierre, ya sea para seguimiento comercial o soporte al cliente. A continuación, detallamos cómo gestionar los estados, el flujo de trabajo y los mejores tips para aprovechar la herramienta al máximo. Le dejamos el video completo aca: https://www.youtube.com/watch?v=SACNzOpr1RM 🚦 1. Estados del CRM Es vital respetar los estados de las conversaciones para utilizarlos de manera coherente. El objetivo es que tu bandeja de entrada refleje tu carga de trabajo real. - 🔥 Abiertas: Son todas las conversaciones que están siendo gestionadas en el día actual de manera activa. Aquí solo debe estar lo que requiere tu acción inmediata. - Ejemplo: Un cliente escribe "Hola, quiero cotizar el seguro de mi auto" y el bot te deriva la consulta con la etiqueta "Requiere atención". Esa charla debe estar en "Abiertas" mientras le respondes y armas el presupuesto. - ⏳ Pendientes: Es un estado de pausa temporal. Se usa cuando la conversación se detiene porque estamos esperando algo: ya sea que la persona dejó de responder o nosotros necesitamos validar información interna. - Ejemplo: Le pediste al cliente las fotos del auto para la inspección previa y te dijo "llego a casa y te las paso". Pasas la charla a "Pendiente" para limpiar tu bandeja de entrada hasta que él responda. - 📅 Pospuestas: La conversación se pausa, pero con una fecha y hora específica para volver a accionar. Esto es extremadamente útil para seguimientos comerciales o trámites a futuro. El sistema te volverá a abrir la charla automáticamente en el momento estipulado. - Ejemplo: Cotizaste un seguro para un Ford Fiesta, pero el cliente te dice: "Cierro la operación el 5 de enero cuando cobre". Pospón la charla hasta el 5 de enero a las 9:00 AM. Ese día, la charla aparecerá en tu bandeja "Abiertas" para que cierres la venta. - ✅ Resueltas: Son las conversaciones donde la gestión ha finalizado por completo. Es crucial marcar como resuelto para liberar al cliente y permitir que, si vuelve a escribir, el bot (Inteligencia Artificial) lo atienda nuevamente desde cero. - Ejemplo: El cliente solicitó una grúa, le pasaste el número del servicio de asistencia y confirmó que ya lo atendieron. Resuelves la conversación. Importante: Todos los días deben reclasificar las conversaciones activas. El objetivo es terminar el día con la bandeja de "Abiertas" vacía o casi vacía. ⚙️ 2. Proceso de Embudo del CRM Respetar este proceso garantiza que ninguna consulta se pierda y que el equipo trabaje de forma eficiente. 🤖 Filtrado por Inteligencia Artificial: En primer lugar, toda conversación que llega es atendida por la IA o los flujos que configuraste (como vimos en la sección de "Automatizaciones"). La idea es que el sistema resuelva de manera autónoma, recopile datos (marca, modelo, año, fotos) o envíe documentos (pólizas, cupones). - El beneficio: Recibes la conversación ya "masticada", con la información depurada y prolija, ahorrándote las preguntas básicas. 🙋‍♂️ Asignación y Gestión Humana: En segundo lugar, cuando el bot detecta que es necesario (o el cliente lo pide), se asigna la conversación a una persona. Aquí entra la etiqueta "Requiere atención". Tú o tu equipo toman la posta y conversan con el cliente de manera habitual para cerrar la venta o resolver el problema complejo. 🗂️ Clasificación y Cierre: Tercero, una vez que la conversación llega a un punto donde no puedes avanzar más (esperas respuesta del cliente, esperas a la compañía, o el cliente viaja), clasificas el estado: Pospuesto (si hay fecha), Pendiente (si hay espera indefinida) o Resuelta (si terminaste). De esta manera, mantenemos el orden y cada persona del equipo sabe exactamente qué hacer en cada caso. La implementación correcta de este flujo aumenta drásticamente la eficiencia y reduce el estrés operativo. image.png 💡 3. Tips para el uso del CRM Para que vuelen con esta herramienta, les dejamos estos consejos prácticos basados en la experiencia de uso diario: - 📥 Objetivo "Inbox Zero": Traten de tener la menor cantidad de conversaciones en "Abiertas" al final del día. Dejen ahí solo lo que están gestionando en ese preciso momento. - 🌅 Pospongan para mañana: Si ven que no llegan a resolver una conversación hoy, no la dejen en "Abiertas" generando ruido visual. Pospónganla para mañana a primera hora; así arrancan el día siguiente de manera organizada y el sistema se los recordará. - 👤 Asígnense las conversaciones: Para que nada quede en el limbo (pestaña "Sin asignar"), asígnense las charlas. Que todas tengan "dueño" para saber quién es el responsable de esa gestión. - 📝 Usen las Notas Privadas: Antes de posponer una charla, agreguen una nota interna (desde la columna derecha del chat). Escriban qué falta o qué acordaron. - Ejemplo: "Cliente de vacaciones, retomar tema renovación de póliza a su vuelta". Esto les sirve de memoria rápida al retomar la charla. - 🧹 Resuelvan diariamente: No acumulen conversaciones viejas. Si un tema se cerró, denle al botón "Resolver". Esto es clave para que, si el cliente escribe en un mes por una grúa, la IA lo atienda y no quede "pegado" a una conversación vieja con un humano. - 🏷️ Etiquetas como filtros: Utilicen las etiquetas de manera criteriosa (Siniestros, Cobranzas, Ventas). Úsenlas como un filtro en la columna izquierda para ordenar y priorizar las conversaciones según el tipo de consulta. Recuerden crearlas desde el panel de Sherpa, no desde el chat. - ⚡ Acciones Masivas: Ahorren tiempo utilizando la selección masiva (el cuadradito arriba de los chats en la columna 2). Pueden seleccionar 10 conversaciones y asignarlas, resolverlas o cambiarles el estado a todas juntas con un solo clic, tal como mostramos en el video.

Sí, Sherpa permite múltiples colaboradores en una misma línea de WhatsApp. Sin embargo, para un correcto funcionamiento del CRM, es obligatorio que cada colaborador tenga su propia cuenta de usuario con un correo electrónico único. Esto permite asignar conversaciones específicas a distintos miembros del equipo y medir el rendimiento individual.